Dématérialisation de vos ACTES

ACTES (Aide au contrôle de légalité dématérialisé) est un projet de dématérialisation des échanges liés au contrôle de légalité des actes des collectivités territoriales et des Etablissements publics locaux (EPL). Le contrôle de légalité met en relation l’ensemble des collectivités territoriales (et les EPL) avec les préfectures et les sous-préfectures.

 

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

  • Une simplification des échanges ;
  • Des économies (réduction des coûts d’affranchissement et d’impression) ;
  • Un échange sécurisé ;
  • Un gain de temps résultant d’une accélération des échanges avec la préfecture ;
  • Votre acte est rendu exécutoire dès transmission à la préfecture.

 

Quelle est la preuve de la télétransmission des actes au contrôle de légalité ?

Un accusé de réception électronique est émis lors de l’ouverture des actes en préfecture et permet sans aucun doute de faire le lien avec l’acte expédié (ou télétransmis). Il peut constituer un moyen de preuve de la réception des actes par le représentant de l’Etat dans le département et remplacer ainsi le tampon de la préfecture.

Il est très important d’enregistrer tous les accusés de réception afin de pouvoir justifier la télétransmission en préfecture si besoin.

Grâce à la dématérialisation, vous enregistrez vos actes au format PDF et les envoyez par voie électronique à la préfecture.

Télétransmission de vos actes réglementaires et certificat électronique


Qu'est-ce que le mail sécurisé ?


Le mail ou courrier électronique sécurisé est l'équivalent électronique de la lettre avec accusé de réception
: il est acheminé par un tiers selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire.

Ainsi, en utilisant un tiers de télétransmission, vous avez la garantie que le destinataire a bien reçu le courrier et qu'il a bien ouvert le mail. Le certificat mentionne également la date et l'heure de l'envoi et conserve les mails envoyés, les fichiers joints et les fichiers d'horodatage. Les fichiers de preuve peuvent être réclamés en cas de besoin.

Dans quels cas utiliser les mails sécurisés ?


La collectivité peut utiliser la fonction mail sécurisé pour transmettre les convocations et les comptes rendus de réunions à son conseil municipal ou communautaire ou encore transférer des documents à d'autres administrations comme la trésorerie (fichier Xml de la dématérialisation de la paie) ou encore à ses administrés.

Le mail sécurisé peut être également utile pour les marchés publics. Il permet de s'assurer que tous les destinataires ont bien reçu et téléchargé les informations et les pièces. Il permet aussi d'envoyer des fichiers de taille importante en pièce jointe jusqu’à 80 Mo.

Comment activer la fonction mail sécurisé ?

  • Si vous utilisez déjà la plateforme S2LOW (protocole ACTES, dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité), il suffit que nous activions l’option "mail sécurisé" pour votre collectivité et que vous soyez formés par télémaintenance.

  • Si vous n'utilisez pas la plate-forme S2LOW, merci de nous contacter au 03 44 08 40 40 ou par mail à contact@adico.fr.