Actualités

Dématérialisation des convocations : nouveautés 2020

5 mars 2020

Dans le cadre de l’étude de la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l’engagement dans la vie locale et à la proximité de l’action publique, les obligations en termes de convocation aux assemblées délibérantes évoluent.

En effet, l’article L. 2121-10 du code général des collectivités territoriales (CGCT) disposait jusqu’à présent : « Toute convocation est faite par le maire. Elle indique les questions portées à l’ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. Elle est adressée par écrit, au domicile des conseillers municipaux ou, s’ils en font la demande, envoyée à une autre adresse ou transmise de manière dématérialisée. »

Ce qu’il fallait en retenir : les convocations étaient envoyées au format papier et distribuées par voie postale ou directement acheminées dans les boîtes aux lettres par un agent communal. Les élus souhaitant recevoir leurs convocations éléctroniquement devaient en faire la demande auprès du maire ou président.

Ce qui évolue désormais : la dernière phrase de l’article L.2121-10 du CGCT est modifiée par à l’article 9 de la loi n°2019-1461 et est ainsi rédigée « Elle est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse. ». Cette loi est d’application immédiate.

La dématérialisation des convocations qui était alors optionnelle devient désormais la méthode obligatoire de convocation. Les convocations « papier » seront donc réservées aux conseillers qui en feront la demande.

À noter également :

Cette loi créée également un nouvel article L. 5211-40-2 au sein du CGCT précisant que les conseillers municipaux des communes membres d’un établissement public de coopération intercommunale qui ne sont pas membres de son organe délibérant sont informés des affaires de l’établissement faisant l’objet d’une délibération. Ils sont destinataires d’une copie de la convocation adressée aux conseillers communautaires ou aux membres du comité syndical avant chaque réunion de l’organe délibérant de l’EPCI ainsi que, le cas échéant, de certains documents (note explicative de synthèse, rapports…). Ces documents sont transmis ou mis à disposition de manière dématérialisée par l’EPCI.

Comment convoquer les élus au format dématérialisé et sécurisé ?

Il existe plusieurs systèmes de convocation par voie électronique. En tant qu’adhérent de l’Adico, vous disposez dans votre adhésion d’un outil fiable, gratuit et sécurisé : « Mails sécurisés ».

Cet outil permet de suivre les courriels envoyés et de s’assurer que les destinataires ont bien reçu, dans les délais impartis, leur convocation. Horodaté, chaque pli électronique peut être suivi.

Pour encore plus de dématérialisation, nous vous proposons la solution i-delibRE : il s’agit d’un outil itinérant de gestion des séances, permettant de récupérer les convocations et projets de délibérations, de réaliser des annotations, de suivre l’ordre du jour, le tout sur tablette ou smartphone.

Articles récents