L’Association pour le Développement et l’Innovation numérique des Collectivités (« Adico ») sise à Beauvais (60000), 5 rue Jean Monnet (ci-après « nous ») a pour objet l’accompagnement de ses adhérents (collectivités territoriales, établissements publics, etc.) dans le cadre de l’évolution du numérique.
Sensible, de par son objet associatif au numérique et à ses évolutions, elle accorde une importance toute particulière à la protection des données à caractère personnel et est soucieuse de respecter le cadre légal qui s’y attache, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679, entré en application le 25 mai 2018 (ci-après le « RGPD ») et la Loi Informatique et Libertés de 1978 dans sa version modifiée. Ces deux textes faisant apparaitre l’obligation de transparence comme la pierre angulaire de la protection des données, nous avons élaboré la présente Politique de confidentialité à l’attention des :
(ci-après indistinctement « vous »).
Cette politique vise à vous fournir une information précise et complète sur l’utilisation que nous faisons de vos données et de vos droits.
La présente Politique de confidentialité vient en complément des différentes Conditions Générales de Vente et Conditions Générales d’Utilisation qui y renvoient expressément et en fait partie intégrante. Cette politique étant susceptible de faire l’objet de mises à jour, vous êtes invité à la consulter fréquemment.
La politique de confidentialité générale vise à vous fournir, en tant que personnes concernées par les traitements de données que nous menons au sein de l’Adico, des informations relatives à l’identité du responsable du traitement, de son délégué à la protection des données et sur vos droits.
Elle est complétée par les politiques spécifiques, qui détaillent chaque type de traitements que nous menons en fonction des catégories de personnes concernées visées. Nous vous conseillons par conséquent de vous référer à la politique spécifique vous concernant pour avoir davantage de détails sur la gestion de vos données.
Le responsable du traitement des données est l’Adico, sise à BEAUVAIS (60006), 5 rue Jean Monnet. L’Adico a désigné un Délégué à la protection des données (ci-après « DPO »).
Le DPO de l’Adico peut être contacté :
Conformément à la réglementation en vigueur, vous bénéficiez des droits suivants :
Le droit à la portabilité vous permet, lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, d’obtenir de notre part que vos données vous soient fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine. Les données personnelles ainsi obtenues peuvent ensuite être transmises à un autre responsable de traitement sans que nous y fassions obstacle.
Vous pouvez également définir des directives générales ou particulières quant au sort de vos données personnelles après votre décès. Les directives générales peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance certifié par la CNIL, tandis que les directives particulières peuvent être adressées au responsable du traitement concerné.
Pour plus d’informations sur vos droits, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous contactant au choix à l’une des adresses suivantes :
Nous nous efforçons de traiter vos demandes dans les meilleurs délais.
Dans le cas où vous estimeriez que nous ne respectons pas nos obligations ou vos droits sur vos données personnelles, vous pouvez former une réclamation auprès de la CNIL, conformément à la réglementation applicable.
Si vous êtes adhérents de l’Adico ou bénéficiaire de nos prestations, vos données sont traitées de la manière suivante, peu importe votre niveau d’adhésion.
Pour quelles raisons traitons-nous vous données ?
Nous procédons au traitement de vos données personnelles afin de :
Afin de réaliser les finalités de traitement énoncées ci-dessus, nous pouvons être amenés à collecter :
Le cas échéant, ces données ont pu nous être transmises par votre supérieur hiérarchique, le référent désigné auprès de l’Adico pour votre organisme ou tout autre interlocuteur issu de votre organisme susceptible d’échanger avec nous.
Afin de vous expliquer clairement sur quelles raisons se basent les traitements de données présentés, nous avons dressé le tableau ci-dessous.
| Traitement | Base légale |
|---|---|
| Gestion de votre adhésion | Exécution de votre contrat d’adhésion |
| Gestion de vos prestations | Exécution de votre contrat d’adhésion et des contrats liés aux prestations |
| Transmission d’information sur nos prestations | Intérêt légitime de l’Adico à vous transmettre des informations sur son activité interne ou sur ses offres de prestation. |
| Réalisation d’études | Intérêt légitime de l’Adico à connaitre le niveau de satisfaction de ses adhérents et à impulser une démarche d’amélioration continue de son accompagnement. |
| Publication d’avis sur tout support | Consentement |
Nous conservons vos données pour le temps de l’adhésion de votre structure à notre association ou pour la durée de votre contrat de prestation, augmentée de 5 ans.
A l’issue de cette durée de 5 ans, nous pouvons être amenés à conserver vos données plus longtemps afin de respecter une obligation légale à laquelle nous serions assujettis ou de prévenir tout contentieux. Dans ce cas, vos données sont archivées dans une base de données distincte dont l’accès est sécurisé et limité au personnel strictement habilité, pour des durées de prescription légale conformes aux dispositions applicables (ex : 5 ans en matière de prescription contractuelle ou 10 ans en matière comptable), avant leur suppression ou anonymisation définitives.
Vos données sont transmises, en interne, aux membres des services habilités de par leur fonction à les connaitre.
Le cas échéant, vos données sont transmises, à l’externe, aux prestataires en charge de notre comptabilité.
Après recueil de votre consentement exprès, vos données peuvent faire l’objet d’une diffusion publique, notamment dans le cadre de la diffusion de témoignages et avis.
Si vous naviguez sur le site de l’Adico ou passez par ce biais pour prendre contact avec nous, que ce soit pour obtenir des informations, un devis ou encore vous inscrire à une formation, vos données sont traitées de la manière suivante.
Pour quelles raisons traitons-nous vos données ?
Nous procédons au traitement de vos données personnelles afin de :
Afin de réaliser les finalités de traitement énoncées ci-dessus, nous pouvons être amenés à collecter :
Le cas échéant, ces données ont pu nous être transmises par votre supérieur hiérarchique, le référent désigné auprès de l’Adico pour votre organisme ou tout autre interlocuteur issu de votre organisme susceptible d’échanger avec nous.
Afin de vous expliquer clairement sur quelles raisons se basent les traitements de données présentés, nous avons dressé le tableau ci-dessous.
| Traitement | Base légale |
|---|---|
| Gestion de vos demandes diverses (hors devis et inscriptions) | Intérêt légitime de l’Adico à assurer la bonne gestion des relations adhérents/non-adhérents. |
| Gérer vos demandes de devis et d’inscription | L’exécution de mesures précontractuelles. |
| Etudes statistiques sur l’audience | Intérêt légitime de l’Adico à améliorer la qualité et l’ergonomie de son site internet |
Les données personnelles recueillies sur le site www.adico.fr sont transmises et conservées selon des protocoles sécurisés pour une durée de 5 ans.
Les cookies ne sont pas conservés au-delà de 13 mois.
Les données liées à une demande sont transmises aux services de l’Adico compétents pour y répondre au vu de l’objet et des besoins formulés, conformément à nos procédures internes.
Les données statistiques sur l’audience sont analysées par les services compétents, dont les services web et communication.
Vos données sont également transmises au prestataire en charge de l’hébergement de notre site internet.
Si vous participez à un évènement organisé par l’Adico, qu’il se tienne en présentiel ou en distanciel, vos données sont traitées de la manière suivante.
Pour quelles raisons traitons-nous vos données ?
Nous procédons au traitement de vos données personnelles afin de :
Afin de réaliser les finalités de traitement énoncées ci-dessus, nous pouvons être amenés à collecter :
Le cas échéant, ces données ont pu nous être transmises par votre supérieur hiérarchique, le référent désigné auprès de l’Adico pour votre organisme ou tout autre interlocuteur issu de votre organisme susceptible d’échanger avec nous.
Afin de vous expliquer clairement sur quelles raisons se basent les traitements de données présentés, nous avons dressé le tableau ci-dessous.
| Traitement | Base légale |
|---|---|
| Gestion et suivi des demandes d’inscription | Intérêt légitime de l’Adico à assurer la bonne organisation de ses évènements |
| Gestion de l’organisation logistique des évènements | Intérêt légitime de l’Adico à assurer la bonne organisation de ses évènements |
| Réalisation d’études de fréquentation et de satisfaction | Intérêt légitime de l’Adico à connaitre le niveau de fréquentation et de satisfaction des inscrits et à impulser une démarche d’amélioration continue en vue des évènements futurs |
| Communication en lien avec les évènements | Consentement |
Nous conservons vos données jusqu’à la réalisation de l’évènement, augmentée de 5 ans.
A l’issue de cette durée de 5 ans nous pouvons être amenés à conserver vos données plus longtemps afin de respecter une obligation légale à laquelle nous serions assujettis ou de prévenir tout contentieux. Dans ce cas, vos données sont archivées dans une base de données distincte dont l’accès est sécurisé et limité au personnel strictement habilité, pour des durées de prescription légale conformes aux dispositions applicables (ex : 5 ans en matière de prescription contractuelle ou 10 ans en matière comptable), avant leur suppression ou anonymisation définitives.
Vos données sont traitées en interne par les services de l’Adico en charge de l’organisation de l’évènement, notamment les services communication et suivi des relations collectivités, conformément à nos procédures internes.
Le cas échéant, selon la nature de l’événement auquel vous assistez, vos données peuvent également être transmises et/ ou accessibles par nos sous-traitants.
Dans le cadre des évènements organisés en distanciel, des données peuvent être transmises à l’éditeur de la solution de visioconférence. Pour plus d’informations, veuillez vous référer à la Politique de confidentialité de la solution Microsoft Teams.
Certaines données des participants (principalement images et/ou enregistrements audios, ainsi que nom, prénom, fonction et commune/organisme de rattachement) peuvent être diffusées publiquement, notamment via la presse ou nos canaux de communication propres (site internet et réseaux sociaux).
Pour quelles raisons traitons-nous vous données ?
Nous procédons au traitement de vos données personnelles afin de vous adresser des pièces commerciales, des informations sur les services fournis par l’Adico et/ou sur les événements organisés par ses services, susceptibles de vous intéresser.
Afin de réaliser les finalités de traitement énoncées ci-dessus, nous pouvons être amenés à collecter :
Le cas échéant, ces données ont pu nous être transmises par votre supérieur hiérarchique ou tout autre interlocuteur issu de votre organisme susceptible d’échanger avec nous.
Nous effectuons les traitements listés ci-dessus afin de satisfaire à notre intérêt légitime consistant à réaliser des opérations de communication / prospection.
Nous conservons vos données pendant 3 ans à compter de notre dernier contact.
Vos données sont transmises, en interne, aux membres des services habilités de par leur fonction à les connaitre. Il s’agit notamment des membres des services communication et suivi des relations collectivités.
Le cas échéant, vos données peuvent également être transmises à nos sous-traitants comme notre prestataire hébergeur ou éditeur de notre solution d’envoi de mailing en nombre.
