9 bonnes raisons d'avoir des adresses mails avec un nom de domaine professionnel de type "maville.fr"
L’acquisition d’un nom de domaine et la création de boites mails sont des outils indispensables dans vos relations avec vos administrés, les élus de la collectivité, l’Etat et ses partenaires, en interne, etc. Pour autant, il faut à la fois vous protéger dans le traitement des mails que vous recevez et protéger les destinataires avec qui vous échangez. L’usage d’un nom de domaine professionnel est la première étape à franchir afin de protéger et sécuriser vos collectivités.
Outre la dernière réforme de l’urbanisme concernant les communes de moins de 3500 habitants relatant qu’il « conviendra de créer une adresse mail dédiée uniquement pour la réception des dossiers. Une publicité devra être faite autour de la mise en place de cette adresse mail (bulletin municipal, site internet, boitage…) », l’Adico vous livre ses 9 bonnes raisons d’adopter dès maintenant un nom de domaine professionnel.
À vous de retenir les raisons qui vont vous convaincre, l’essentiel est d’y aller.
Bonne raison #1 : une visibilité renforcée
Un nom de domaine renvoie directement vers votre site web. Un particulier qui connaît votre adresse mail connaîtra aussi l’adresse de votre site internet. Exemple : xxx@maville.fr, l’administré pourra directement deviner que maville.fr est l’adresse de votre site. Si vous avez un site, qu’il est mis à jour et que vous en êtes fier, autant le mettre en avant !
Bonne raison #2 : un professionnalisme consolidé
Avec l’adresse mail professionnelle, vous pourrez inclure une signature de mail professionnelle pour rendre vos communications plus officielles. Ceci renforcera votre identité et tout le monde en conviendra, la mise en page professionnelle est un gage de sérieux pour une commune. En effet, une messagerie de type « xxx@gmail.com » ou « xxx@hotmail.com » n’évoque aucune identité officielle.
Bonne raison #3 : un hébergement maîtrisé
Côté technique, avoir une adresse mail avec un nom de domaine maville.fr est lié au fait d’avoir un hébergement professionnel. Ce dernier à un impact direct sur l’espace de stockage adapté aux messageries professionnelles. À noter : les messageries des fournisseurs d’accès internet (FAI) sont souvent bridées en termes de fonctionnalités et notamment sur les volumes des pièces transmises. Dans le contexte actuel où les cyberattaques font malheureusement parti de notre quotidien, disposer d’une adresse mail professionnelle est recommandé pour maîtriser l’hébergement et sa gestion.
Bonne raison #4 : une communication reconnue
Les services d’hébergement des messageries professionnelles génèrent des boîtes sécurisées qui bloquent certains messages dangereux avant leur arrivée dans la boîte de réception. Ce système est encore plus valable si une solution d’anti-spam est ajoutée à votre dispositif professionnel. Cela permet d’éviter d’être dans les spams des interlocuteurs. Les filtres antispam pourraient ainsi nuire à la communication de votre collectivité et donc, à son activité. N’est-ce pas très frustrant de passer du temps à écrire des messages à vos administrés et que ceux-ci ne soient pas reçus ou lus parce qu’ils arrivent dans le dossier des mails indésirables ?
Bonne raison #5 : une identité vérifiée
L’entretien d’une relation de confiance numérique dans un contexte cyber toujours plus contraignant : la menace cyber évolue, elle a même toujours une longueur d’avance. Pour cette raison, l’utilisation d’un nom de domaine permet à votre collectivité d’être identifié plus facilement lors de vos différents échanges et limite ainsi les risques d’usurpation d’identité.
Bonne raison #6 : une anticipation des données potentiellement perdues
Si votre adresse est sous un nom de domaine de type « xxx@orange.fr », en cas de changement de fournisseur d’accès à internet, votre boîte mail sera perdue et vos mails également. Il faudra alors récupérer les données de contacts en amont de votre résiliation (si les données sont récupérables selon les opérateurs). A contrario, si vous avez une boîte mail professionnelle, en cas de changement d’opérateur, il n’y aura aucun impact sur votre messagerie.
Bonne raison #7 : une sécurité des données à caractère personnel garantie
Le règlement européen sur la protection des données qui s’impose aux collectivités prévoit la sécurisation de l’ensemble des traitements de données par la mise en œuvre de moyens techniques permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services. À ce titre, une messagerie professionnelle présente de meilleures garanties en matière de sécurité qu’une messagerie dite « grand public ».
Bonne raison #8 : un travail collaboratif et une traçabilité des échanges contrôlés
Travailler avec une adresse mail professionnelle nominative associée à une adresse « générique » rattachée à un service permet d’améliorer la collaboration et la traçabilité des échanges dans votre correspondance avec vos administrés et vos partenaires. Dans certains cas, la création d’une telle adresse peut même s’avérer être une obligation (exemple : la dématérialisation des autorisations d’urbanisme).
Bonne raison #9 : une cohérence entre les agents identifiée
Si la collectivité compte plusieurs agents, ces derniers ont probablement besoin de profiter d’une messagerie professionnelle et parfois collaborative. La messagerie professionnelle facilite, selon vos besoins, la création d’adresses e-mail nominatives de type prenom.nomagent@maville.fr ou encore, initialesagent@maville.fr, etc.
Pour conclure
Mettre en place une messagerie professionnelle est un réel gage de qualité pour une collectivité : sécurité renforcée, communication efficace, gestion plus simple des échanges, données contrôlées, professionnalisme démontré… tant de bonnes raisons pour que votre collectivité saute le pas !
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